業務の効率化

男女

メールの削減

オフィスなどで仕事をする人において、勤務時間のうちメールにさく時間が多くなる傾向がある。メールは社内での連絡や報告、社外の顧客との連絡など様々なシーンで利用される。その為、人によっては1日数十通や数百通受信するケースもあり、メールを読むことだけでも多くの時間を取られてしまう。社内メール効率化を行うことで、社員がメール対応にかかる時間を減らし仕事の負担を下げることも可能となる。社内メール効率化を行う為には、メールに代わるツールを導入することがポイントになる。社内メール効率化では、社内で送受されるメールの数を減らす必要がある。メール送受信の数を減らすことができれば、メールを受けた側が読む時間に掛かる負担を減らせる。また、メールを書き送信する側の時間も削減できる。社内メール効率化でのツールでは、社内掲示板のツールを活用することやチャットツールを活用する方法などがある。社内掲示板ツールでは、社内向けの情報発信をメールではなく掲示板上に記載して伝達するツールになる。これによりメール送受信を減らすことができ、必要な情報はツール上で情報発信できる。また、チャットツールを用いることで、社内でのやり取りを会話するのと同じ形で行える。メールでは、送受信を双方繰り返すことでコミュニケーションを取る。しかし、チャットツールであれば比較的リアルタイムでコミュニケーションが取れるため、メール授受による負担を減らせる。